“Kelebeğin ömrü gibidir hayat; anlamayana bir günlük, anlayana bir ömürlük...” Zamanı idrak etmek, onun ne olduğunu ne olmadığını anlamak onun kıymetini idrak etmek çok önemli. Bu hafta zamanı anlamayı ve onu kendimiz ve etrafımız için en verimli şekilde yönetebilmeyi ele alacağız. Bu konuyu ele alırken sorular üzerinden gitmek istiyorum.
Zaman yönetimini nasıl tanımlarız, zaman yönetimi neden önemlidir?
Zamanı yönetmemiz mümkün değil! Yönettiğimiz kendimiziz. Çünkü zaman yönetimi bir özyönetim becerisidir. Zamanı yönetmenin ilk adımı aslında kendinizi tanımlama ve tanıma süreciyle başlar. Böylece zamana karşı nasıl bir kişilik olduğunuz ortaya çıkar. Zamanla ilgili birçok tanım yapılmaya çalışılmış. “Zaman Nedir?” sorusunun tam olarak karşılığı yok. Çeşitli görüşler var ama gerçek olan şu; zamanın etkisini bütün canlılar hissediyor ve yaşıyor. Biz insanlar zamanı etrafımızdaki döngülerden anlamlandırıyoruz: güneşin doğup batması, mevsimlerin değişmesi…
Zaman yönetimi neden bir öz yönetim becerisidir?
Zaman durdurulamayan, biriktirilemeyen, borç alınıp verilemeyen hepimiz için verilmiş en adaletli nimettir aslında. Zamanın üzerinde bir tahakkümümüz, bir tasarrufumuz yok fakat kendi üzerimizde bir etkimiz ve tasarrufumuz var. Çünkü irademiz var. Ne yapıp yapmayacağımıza, nasıl hareket edeceğimize kendimiz karar verebiliyoruz. Her gece hepimizin hesabına yatan bir 24 saat var. Bu yirmi dört saati nasıl harcayacağımıza kendimiz karar veriyoruz. Öyleyse zamanı yönetmek aslında insanın kendini yönetme becerisidir. Bunu ne kadar ciddi ve planlı gerçekleştirebilirsek zamanı da o kadar verimli kullanmış oluruz. Elbette burada önemli bir konu daha var. Kişilik… kendi kişiliğiniz zamanı nasıl harcayacağınızın ya da nasıl harcadığınızın da belirleyicisi. Literatür zaman yönetiminde kişilik konusunu ikiye ayırıyor: A karakteri, B karakteri: A kişilik yapısında olanlar aceleci, saldırgan ve zamanla sürekli yarışan bir kişiliğe sahip. Bu tipler zamanın yıpratıcı etkisinden ve baskısından oldukça fazla etkileniyorlar. Sürekli stres altındalar çünkü sürekli bir yetişme çabası ve korkusu içindeler. Bir işkoliklik söz konusudur A tipi için. B tipi ise daha sakin. “Panik yok, bütün işler yetişir.” modundalar. Bu rahatlık onları zamanın yıkıcı etkisinden korur. Kendilerine etrafındakilere daha fazla zaman ayırırlar. Bazen rahatlıkları etraflarında miskin, kaygısız bir kişilik oldukları kanaati oluşturur.
Zaman yönetimi bize neler kazandırır?
Zamanı doğru planlamak her şeyden önce işlerimizin istediğimiz doğrultuda ilerlemişini sağlar. Zaman yönetiminin bizim için en önemli ana fikri şudur: “Zamanı ürüne dönüştürmenin özgün bir formülünü bulmalısın çünkü ürününün değeri zamanının değerini, zamanının değeri ise senin değerini belirler.” Zamanı doğru kullanmak ürünümüzün kalitesini arttırmaktadır. Buradaki ürün illâ somut bir şeyi karşılamaz. Uyku da bizim için bir üretim sürecidir. Kaliteli bir uykunun sonu, dinlenmiş bir beden ve beyindir. Bu işin ürünü de budur. Zaman yönetimi ile insan kısıtlı ömründe daha fazla iz bırakabilmeyi, bu izlerin olabildiği kadar iyi olmasını ve ciddi bir emek tasarrufu sağlar. Bir başka deyişle zaman yönetimi, zaman ve emek tasarrufu sağlamaktır.
Zaman yönetiminin zorlukları nelerdir?
Zaman yönetiminin en büyük zorluğu eski alışkanlıklardır. Bunlardan kurtulmak zordur. Zaman yönetiminin ilk adımı farkındalıktır. Öncelikle nasıl bir kişiliğinizin olduğunu keşfetmek, sonra zamanı nereye harcadığınızı bulmak, bu zaman içinde onu boşa harcamanıza neden olan nedenleri tespit etmek, onları olabildiğince hızlı bir şekilde hayatımızdan çıkarmak, geri kalan faaliyetlerimizi de önem ve acil olma açısından bir sıralamaya sokarak planlamak, gerçekleştirmek ve değerlendirmek zaman yönetimi konusunda kusursuz bir işleyiş yakalamamızı sağlar. Zaman yönetimi uygulamalarında ısrarla yapılan planlamaya uymaya çalışmak önemlidir. Bir de bir işi ilk seferde doğru yapmak, bu düzeni sürdürmek ve alışkanlık haline getirmek önemli. Unutmayalım zaman yönetimi bilmek önemli ama asıl önemli olan onu hayata geçirebilme becerisidir.
Farkında olmadan zamanı boşa harcadığımız şeyler nelerdir? Zaman tuzaklarına karşı neler tavsiye ediyorsunuz?
Zaman tuzaklarının farkında değiliz, çağımızın en büyük zaman tuzağı maalesef planlı ve amaçlı kullanılmayan internet ve uyku bana göre. Özellikle sosyal medya araçlarında geçirilen zaman ciddi boyutlarda. Şöyle bir göz atmak için bile girilse siz farkında olmadan onlarca dakikanın yitip gittiğini görüyorsunuz. İnsan hayatında boş zaman yoktur; boşa geçirilmiş zaman vardır. Plansızlık, öncelik belirleyememe ve erteleme en önemli zaman tuzakları arasındadır. Fakat bunlar dışında her insanın zaman tuzakları birbirinden farklı olabilir. Bunları tespit etmek ve her hafta birini hayatımızdan çıkarmak için gayret etmek gerekir.
Öncelikleri belirlemek zaman yönetiminde nasıl bir yere sahip?
Zaman yönetiminin en can alıcı noktası burası, öncelikleri belirlemek. Hayatın bir düzeni ver ve bu düzen içinde her insanın da bu düzenin içinde kendi düzeni var. Kendini yönetmek olarak tanımladığımız zaman yönetimini öncelikleri belirleyerek yaşamak olarak da tanımlayabiliriz. İster iş hayatımızda ister sosyal yaşamımızda atacağımız her adım öncesinde, kısa, orta ve uzun vadede yapmayı planladığınız her işte bir öncelik sıralaması yapmamız şarttır. Bunun için bazen “Zaman Kullanım Matrisi”, bazen de ABC yöntemini kullanırız. En sık kullanılan “Zaman Matrisi”nde dört seçenek vardır; 1-Acil ve önemli olanlar: Bu tür işleri hemen yapmamız gerekir. Zaman kaybı ciddi olumsuz sonuçlar doğurabilir. Bu iş ve faaliyetlerin karşısına “Hemen Yap” ibaresini koymalıyız. 2-Acil ama önemli değil: BU işlerin acilen yapılması gereklidir fakat o işi sizin yapmanızın bir önemi yoktur. Bir başka deyişle işi başkasının yapması sonucu değiştirmek. Bu durumda bu iş ya da faaliyet başkasına yaptırılabilir. Bunların karşısına “Devret” ibaresini koymalıyız. 3- Acil değil ama önemli olanlar: Bu tip iş ve faaliyetlerin kısa vadede yapılmasının bir aciliyeti yoktur. Fakat bizim için yapılması oldukça önemlidir. İleriki bir tarihte yapılabilir işlerdir bunlar. Bunların karşısına “Ertele” ibaresi yazılmalıdır. Burada dikkatli olunması gerekir. Erteleme eylemi gereksiz yapılmamalı ve alışkanlık haline dönüşmemelidir. Sonuncusu 4- Hem acil değil hem de önemsiz: Bu tip iş ve faaliyetlerin bize bir katkısı yoktur. Yapmamız ya da yapmamamız bir şey değiştirmez. Bunların karşısına “Kesinlikle Yapma” ifadesini koymalıyız. Bu sistem işlerimizin daha yolunda gitmesini sağlayacaktır. Fakat ülkemizde önemli bir sorun, birinci maddeyle dördüncü maddenin genellikle yer değiştiriyor olmasıdır. Acil olmayan önemsiz işleri listenin başına koyarak çok ciddi zaman ve emek kaybına neden oluyoruz
Zamanı yönetirken gerçekçi bir planlama nasıl yapılmalı?
Her şeyden önce gerçekçi, ulaşılabilir hedefler konmalıdır. Bu hedeflere ulaşma konusunda tutkulu ve ısrarcı olunmalıdır. Eskilerin ifadesiyle kuvveden fiile geçtikten sonra say u gayretle sonuca ulaşılmaya çalışılmalı, iş ya da faaliyetin gerçekleşme zamanı ve süresi mutlaka belirlenmelidir. Yapılan planlama inandırıcı olmalı ve yapılacak işler ilk seferde doğru yapılmalıdır. Öncelik belirleme sistemi esas alınarak yapılan planlama istenilen sonuca ulaşmayı kolaylaştırır.
Çocukların zamanı algılamasını ve fark etmesini nasıl sağlanabilir, zaman yönetimi için çocuklara neler öğretilmeli?
Çocukların zamanı algılaması kolay değil gerçekten. Öncelikle onlara zamanın ne olduğunu somutlaştırarak anlatmak gerekiyor. Bunun için tabiatı ve doğal yaşam döngülerini kullanabiliriz. Etrafımızdaki döngülerin örneğin gece ve gündüzün, mevsimlerin, ağaç ve çiçeklerin, meyve sebzelerin, insanlar ve diğer canlılardaki değişimin anlatılması gerekir. Bunlara zamanın nasıl etki ettiğini göstermeliyiz. Böylece zaman, çocuğun zihninde somutlaşır. Çocuğun zamanı kıymetli bir kaynak olarak algılamasını, bu kaynağı ne kadar verimli kullanırsa hayattan o kadar haz alacağını ve kârlı çıkacağını anlatmamız lazım. Ona zamanı ürüne dönüştürmeyi, geçen her dakikayı kendisinin ve etrafındakilerin yararına nasıl kullanacağını öğretmemiz gerekiyor.
Çocukların mutlaka ajanda kullanmalarını sağlamalıyız. Küçük bir cep ajandasıyla günlerini, haftalarını basitçe planlamalarını sağladığımızda, bu davranış alışkanlık olarak kendi doğal akışı içinde gelişecektir. İlk öğretilmesi gereken öncelik belirleme sistemlerinden birini kullanmalarını sağlama ve zamanı basitçe planlama alışkanlığı kazandırmaktır.
Kişinin hedeflerinin olmaması zaman yönetimini nasıl etkiliyor?
Doğrusu hedef yoksa zamanın da bir önemi yok. Zamanı etkili kullanma becerisi ya da isteği diyelim, hedefleri olan insanlar için vardır. Zaman, hedeflerimiz doğrultusunda planlanır. Hedefe ulaşma süreci, başlangıç ve bitiş zamanları, bunların hepsi zamanı doğru ve etkili kullanmayı sağlayıcılardır. Alice’nin hikayelerini hepimiz okumuşuzdur çocukluğumuzda. Birgün Alice, yanındaki bilge tavşanla birlikte tavşan deliğinden aşağı iner. Bir de bakar ki karşısında bir sürü, farklı taraflara giden yol. Tavşana hangi yoldan gitmesi gerektiğini sorar, tavşanın verdiği cevap çok önemli: “Nereye gideceğini bilmiyorsan hangi yoldan gittiğinin bir önemi yoktur.” İşte hedef bunun için çok önemlidir. Hedef planı belirler.
En verimli en kıymetli zaman dilimi hangisi?
Bu, kişiden kişiye değişebilir. Odaklanabildiğiniz en uygun zaman hangisi? Bunu siz kendinizi tanıyarak, tanımlayarak bilebilirsiniz. Odağınızı etkileyen uyaranlar nelerdir? Hangi ortamlarda daha iyi odaklanabiliyorsunuz? Günün hangi saatlerinde kendinizi daha zinde ve istekli hissediyorsunuz? Genellikle insanlar sabah kalktıktan yaklaşık 45 dk sonra kendilerini zinde, dikkatlerinin kalitesini oldukça yüksek hissederler. Pareto ilkesine göre, buna 80/20 ilkesi de deniyor, insanlar yaptıkları bir işin o işe ayırdıkları zamanın dörtte birinde oldukça başarılı bir performans oluşturuyorlar. Bu dörtte birlik zamanın bütün zamanın neresine denk geldiğini kişinin keşfetmesi gerekir.
Bütün bunlarla birlikte insanın en verimli zaman dilimi kendini en iyi hissettiği zaman dilimidir.
